Todas las consultas de tus futuros alumnos, en un único expediente por persona

Es un agente de atención al cliente con IA que se pone delante de todos los canales por los que un centro de formación recibe interesados —correo, WhatsApp, formulario y chat— y automatiza la atención de sus solicitudes de información. No sustituye a nadie ni cambia las herramientas que ya usa el centro: recoge cada consulta, la une a la persona que la hizo aunque haya escrito por varios canales distintos, la analiza con inteligencia artificial y prepara una respuesta lista, para que alguien del centro solo tenga que revisarla, editarla si hace falta, y enviarla. En una frase: todas las consultas de tus futuros alumnos, en un único expediente por persona, analizadas con IA y respondidas en minutos, con revisión humana antes de enviar.

No, y es una distinción que conviene tener clara antes de contratar. El sistema no sustituye a nadie ni cambia las herramientas que ya usa tu centro: recoge, ordena y analiza cada solicitud, y prepara una respuesta para que una persona solo tenga que revisarla, editarla si hace falta, y enviarla. Lo que desaparece es el trabajo mecánico de buscar en el correo, cruzar con el WhatsApp y recordar quién preguntó qué; lo que se queda en manos de tu equipo es decidir y hablar con la gente, que es lo que de verdad requiere criterio. En la práctica, quien hoy dedica una o dos horas al día a ordenar consultas pasa a dedicar unos minutos a revisar respuestas ya preparadas. Y hay casos que el sistema tiene marcados para no contestar nunca en automático —intención de matricularse, reclamaciones, convalidaciones—, que se derivan siempre a una persona.

Solo si tu centro lo decide expresamente, y nunca durante la primera semana de uso. Por defecto, la IA prepara la respuesta y una persona la revisa, la edita si hace falta y la envía; el envío automático es una opción que se activa cuando tu centro ya tiene confianza en el sistema, no el punto de partida. Las dos primeras semanas están pensadas precisamente para generar esa confianza: nada sale sin revisión, y los primeros diez interesados se repasan con tu propio equipo delante de la pantalla, para que digan qué no les cuadra del vocabulario o del tono. De ahí sale, de hecho, el vocabulario real que el sistema termina usando con tu centro.

El sistema está limitado por diseño para que eso no pase: solo puede hablar del catálogo real de tu propio centro, nunca inventa precios, fechas, plazas ni condiciones, y si un dato no está disponible, la respuesta dice explícitamente que lo confirmará una persona. Los requisitos de acceso son el punto donde un sistema mal diseñado hace más daño —si un centro dice «requiere la ESO» y eso se guarda tal cual, se descarta a gente que sí podía entrar por competencias clave o por prueba de acceso—, así que FormaFlow guarda todas las vías de acceso de cada certificado y sabe que basta con una. Y si el análisis automático falla por cualquier motivo, el mensaje y la persona ya están guardados desde antes, y se crea una tarea con prioridad para que alguien lo mire: nunca se pierde una comunicación. Con la revisión humana obligatoria antes de enviar durante el arranque, una respuesta equivocada no llega a nadie.

No. Casi todos los formularios envían un correo de aviso cuando alguien los rellena, y basta con añadir la dirección de FormaFlow como destinatario más: no hay que tocar el formulario ni llamar a nadie. Si además quieres un formulario propio, con la marca de tu centro y relleno automáticamente con tu catálogo —de modo que si cambias un precio en el panel, cambia también en el formulario—, te lo damos hecho, pero no es obligatorio ni un requisito para empezar.

No. Tu centro redirige su dirección de información a una dirección de FormaFlow, y sigue recibiendo todo exactamente igual que hasta ahora: no se toca tu servidor de correo ni tus cuentas. Un centro puede tener varias direcciones dadas de alta —una general, una por departamento o una por persona— y el sistema sabe a quién pertenece cada una y contesta desde la que corresponde.

Sí, y es lo recomendable en cuanto sea posible: la cuenta y el número son siempre de tu centro, nunca de FormaFlow. Mientras se completa la aprobación de Meta para el acceso avanzado —un trámite que no depende de nosotras—, se empieza a funcionar con el número de FormaFlow desde el primer día, sin esperar a esa aprobación para tener el canal operativo.

Sí, y conviene saberlo antes de decidir, porque es la pregunta que más sorprende cuando se descubre tarde. Un número conectado a la API de WhatsApp deja de funcionar en la aplicación de WhatsApp Business del teléfono: no se puede tener el mismo número en las dos cosas a la vez. Por eso la mayoría de los centros empiezan con el número de FormaFlow para no tocar el suyo, o directamente dan de alta un número de WhatsApp distinto del que usan a diario para otras cosas.

En la Unión Europea: el servidor está en Alemania y la base de datos también dentro de la UE. La agenda de citas y videollamadas es propia, corre en nuestro propio servidor —no es Calendly ni Cal.com—, así que tampoco hay transferencia de esos datos a Estados Unidos por ese concepto. El motor de inteligencia artificial que analiza las solicitudes se contrata en su nivel de pago, cuyos términos prohíben expresamente usar el contenido de tu centro para entrenar modelos.

Tu centro es el responsable del tratamiento, porque son tus alumnos y tus datos; NEXT VISION es el encargado, y los proveedores de infraestructura e inteligencia artificial son subencargados, declarados por su nombre en el contrato. El contrato de encargado del tratamiento está redactado y listo, con sus anexos de subencargados, medidas de seguridad y plazos de conservación por escrito. Además se entrega a tu centro el texto informativo que debe publicar en sus propios canales, antes de que llegue el primer interesado real. Los plazos de conservación también están escritos: lo que se descarta como no-solicitud se borra solo a los 30 días.

Sí, y sin necesidad de pedirlo por escrito ni esperar a que alguien lo tramite: la exportación completa es un botón dentro del panel, en la pantalla «Mis datos», disponible en cualquier momento para el administrador de tu centro. Se descarga todo en archivos abiertos, no en un formato propietario que haya que pedirnos que convirtamos. Los datos son de tu centro, y te los llevas cuando quieras, estés o no en trámite de baja.

El alta técnica en sí son minutos: formulario de alta en línea, invitación al equipo, conexión de canales y agenda. Lo que de verdad lleva tiempo es codificar bien el catálogo —tus cursos, plazas, fechas límite y, sobre todo, las vías de acceso de cada certificado—, y eso depende de cuántos cursos tenga tu centro y de cómo estén documentados hoy. Ese trabajo lo hacemos nosotras y no se deja en manos de un importador automático, precisamente porque un error ahí es el que hace que el sistema descarte a alguien que sí podía entrar. Se acuerda una fecha de arranque concreta en la primera reunión, y durante las dos primeras semanas nada se envía sin revisión humana.

El catálogo de cursos como lo tenga hoy tu centro —Excel, PDF, un correo, lo que sea, no hace falta tenerlo ya normalizado—, las direcciones de correo y formularios por los que recibes consultas, quién forma el equipo y qué debe ver cada uno, y una respuesta a una pregunta que casi nadie se plantea de antemano: sobre qué NO quieres que conteste el sistema. Cada centro tiene su propio tema sensible, y esa regla se configura en la pantalla de «Reglas», que decide a quién se asigna cada solicitud según el curso por el que pregunta.

Sí, y es lo habitual: la mayoría de los centros tienen las dos modalidades funcionando al mismo tiempo. El sistema distingue la financiación de cada curso y no se confunde entre ellas: presenta como gratuito para el alumno el curso que de verdad lo es, y con su precio el que lo tiene. Es, de hecho, el error más caro que se puede cometer con un interesado, y sale caro de forma distinta según el tipo de curso: en formación subvencionada lo que se pierde con un grupo que no arranca es la subvención completa, no solo una matrícula; en formación privada, cada interesado mal atendido es una matrícula que se cierra en otro centro. Por eso está comprobado caso a caso, no por una regla genérica.

Porque se guardan todas las vías de acceso de cada certificado, no solo la más habitual, y el sistema sabe que basta con cumplir una: Bachillerato, un certificado del nivel anterior, una prueba de acceso o las competencias clave. Cuando alguien no cumple ninguna, no se le cierra la puerta sin más: se le ofrece la alternativa que tu propio centro haya definido de antemano, sacada de su catálogo. Y si la persona todavía no ha dicho su titulación, el estado que se le asigna es «sin confirmar», nunca «no cumple» —callarse no equivale a un no—, así que nadie se queda descartado por una respuesta que todavía no ha dado.

No. El preaviso es de 60 días por cualquiera de las dos partes, y con eso se acaba el contrato, sin penalización. La cuota se paga por trimestres adelantados, no hay coste por usuario —la cuota es fija tenga tu centro tres personas o quince con agenda—, y al terminar se entrega la exportación completa de los datos de tu centro. Los desarrollos a medida quedan siempre fuera de la cuota y se presupuestan aparte.

El plan Centro incluye hasta 500 mensajes salientes al mes y el plan Red hasta 1.500. Los mensajes que os envían vuestros interesados no cuestan nada. Por encima de lo incluido se repercute el precio de Meta más un 20 % de gestión. Desde el 1 de octubre de 2026 Meta cobra también los mensajes de servicio dentro de la ventana de 24 horas, alrededor de 0,017 € por mensaje en España.

Una persona en un mes. Da igual que escriba tres veces por WhatsApp y dos por correo: es una conversación. Es la unidad que mejor refleja el trabajo real de atender a alguien.

Sí, en cualquier momento y sin coste de cambio. Se factura la diferencia de cuota a partir del mes siguiente.

Está en producción con clientes reales, pero es un producto joven y no vamos a decir que lleva veinte centros cuando no es así. Por eso los primeros clientes tienen condiciones de fundador: precisamente por ser de los primeros, a cambio de poder contar su caso públicamente y de una llamada mensual para saber qué falla y qué hay que ajustar. Es una decisión deliberada de ir despacio con quien empieza, no una limitación que se esconda.

Sí. El mismo motor funciona para consultoras y servicios profesionales, cambiando el vocabulario y desactivando lo que no aplica fuera del sector formativo: requisitos de acceso, financiación pública y la gestión de grupos con mínimo de alumnos. Lo que no cambia, y es el núcleo real del producto, es unificar los canales por los que llegan los interesados, analizar cada consulta y proponer una respuesta lista para revisar.