Cómo responder a un requerimiento de FUNDAE en formación bonificada online

Un requerimiento de FUNDAE sobre un grupo de formación bonificada es una petición de documentación sobre una formación que ya se ha impartido o que está en marcha. Su resultado depende de lo que la entidad tuviera guardado antes de recibirlo. Este artículo recorre quién recibe el requerimiento, qué plazo hay, qué documentos se piden, qué cambió con el Real Decreto 1189/2025 y cómo se prepara el expediente de cada grupo para poder contestar en pocos días.

Se centra en la teleformación porque es donde más se complica la prueba: en una clase presencial queda una hoja de firmas, y en una plataforma online queda lo que la plataforma haya registrado. Si ese registro no existe o ya se ha borrado, no hay forma de reconstruirlo.

El requerimiento llega a la entidad organizadora

FUNDAE hace seguimiento y control de la formación bonificada mientras los grupos se imparten y también cuando ya han terminado. El requerimiento documental se dirige a la entidad organizadora, que es la que figura en la comunicación del grupo. Cuando la empresa ha delegado la gestión en una asesoría o gestora, esa entidad es quien recibe la notificación, y quien tiene que reunir los documentos de cada grupo aunque la bonificación se haya aplicado en las cuotas de la empresa cliente.

Desde el 1 de enero de 2026, el Real Decreto 1189/2025, que modifica el artículo 18 del Real Decreto 694/2017, fija además que las actuaciones de seguimiento y control, mediante visitas en tiempo real y ex post, deben representar al menos el 10 % de los recursos públicos destinados a las acciones formativas de las empresas. Quien gestiona muchos grupos al año debe contar con que alguno sea revisado, y tratar el requerimiento como una parte normal del ciclo del curso.

El plazo para contestar es de diez días hábiles

El plazo habitual es de diez días hábiles desde la notificación, y los sábados no cuentan como hábiles. La respuesta se presenta por la sede electrónica de FUNDAE (tramites.fundae.es), en el apartado de envío de solicitudes y documentos, con el certificado digital del representante legal de la entidad. Esto último importa más de lo que parece: si el certificado lo tiene una sola persona y esa persona está de baja o de vacaciones, el plazo sigue corriendo.

Diez días hábiles son pocos cuando hay que reunir la documentación de varios grupos de empresas distintas. El tiempo se va en localizar cada documento. Por eso el punto de partida es saber de antemano dónde está cada documento.

FUNDAE pide documentación del grupo y de su desarrollo

Los requerimientos varían según el grupo, pero la documentación que suele pedirse es la que acredita que la formación existió, que la impartió quien debía y que el alumno la realizó. De forma habitual se solicita lo siguiente.

• La ficha de la acción formativa, con objetivos, contenidos y duración.
• Los registros de asistencia o de seguimiento de cada participante.
• El contrato de encomienda o el documento de adhesión entre la empresa y la entidad organizadora.
• La formación y la experiencia del tutor o formador que imparte el grupo.
• El material didáctico entregado o puesto a disposición del alumnado.
• La constancia de entrega del diploma o certificado a cada participante.

Estos documentos se producen sin dificultad mientras el curso está en marcha. Después cuesta más: la ficha firmada, la encomienda con fecha anterior al inicio del grupo y el diploma entregado se archivan cuando el curso empieza o termina; cuando llega el requerimiento ya no queda tiempo de prepararlos.

En teleformación también se prueba que la plataforma funcionaba

En la modalidad online, el técnico de FUNDAE intenta además acceder a la plataforma. Si no puede entrar, si el curso no existe en ella o si el contenido no corresponde con la ficha, el grupo tiene un problema antes de revisar un solo registro. La plataforma tiene que estar accesible con una cuenta de consulta, con el curso y el grupo correctamente configurados y con los contenidos que figuran en la ficha de la acción.

La segunda parte de la prueba son los datos de actividad de cada alumno: cuándo se conectó, cuánto tiempo estuvo y qué actividades completó. Moodle guarda esos datos en su registro de eventos, pero lo que guarda y durante cuánto tiempo depende de la configuración de cada instalación y del alojamiento. Es habitual que ese ajuste de retención no lo haya revisado nadie hasta que hace falta. Comprobarlo cuesta unos minutos, y un registro que se purgó antes de tiempo no se puede recuperar.

Un detalle más: el registro de actividad en bruto no es una prueba legible. Un técnico que recibe miles de líneas de eventos sin procesar tiene que fiarse de que alguien las interpretó bien. Entregar un resumen por participante, con tiempo real de conexión y controles realizados, evita esa duda.

El alumno finaliza con el 75 % de los controles realizados

Durante años, la discusión en teleformación fue cuándo se podía dar por finalizado a un alumno. La Sentencia 117/2018 llevó a FUNDAE a modificar su criterio sobre los cursos online: se considera que el participante ha finalizado la formación cuando ha realizado al menos el 75 % de los controles de aprendizaje, y no cuando acumula determinado número de horas de conexión. El cambio separa la finalización de un tiempo de pantalla difícil de medir y la vincula con algo que el alumno hizo y que la plataforma registró.

Para que el criterio funcione, los controles tienen que existir y estar identificados en el curso: cuestionarios, pruebas o actividades evaluables que se puedan contar por participante. Un curso que solo contiene material para leer no tiene controles, y entonces no hay forma de acreditar el 75 %.

El tiempo de conexión sigue siendo un indicio que se revisa

Que el criterio de finalización sean los controles no hace irrelevante el tiempo de conexión. Un técnico que ve un curso de 60 horas completado en cuatro horas de conexión va a preguntar, por mucho que los controles estén hechos. Lo contrario también se mira: tiempo de conexión largo sin actividad evaluable.

Hay una precisión que importa al calcularlo. El tiempo que una sesión permanece abierta en una pestaña no es tiempo de trabajo. Una sesión abierta toda la noche suma horas que no corresponden con nada. Por eso el cálculo útil descuenta las inactividades largas, y el criterio usado debe ser constante y poder explicarse. FUNDAE Flow, por ejemplo, descuenta las inactividades de más de 15 minutos.

Una bonificación indebida acaba en la Inspección de Trabajo

El Real Decreto 1189/2025 cambió lo que ocurre cuando el control concluye que una bonificación no era correcta. Desde 2026, el SEPE comunica el caso a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que levanta acta de liquidación y, si procede, acta de sanción. Los intereses de demora se cuentan desde el momento en que se aplicó la bonificación, no desde que se detecta el problema, y la empresa puede optar por devolver el importe.

El efecto práctico es que un expediente flojo ya no se queda en un trámite administrativo con FUNDAE: puede terminar en un procedimiento de liquidación con intereses acumulados durante todo el tiempo transcurrido.

Queda una cuestión sobre la que algunos análisis del sector discrepan: si con la nueva norma se mantiene o no una fase de alegaciones antes de pasar a la Inspección. El texto del Real Decreto no lo aclara de forma literal, así que aquí no se da por supuesto en ningún sentido. Si llega un requerimiento, lo seguro es contestar en plazo y con la documentación completa, sin contar con una segunda oportunidad.

Las asesorías responden de cada grupo de cada cliente

Para una asesoría o gestora que da de alta cursos en nombre de varias empresas, el requerimiento tiene una dificultad añadida: la documentación de un mismo curso se reparte entre la empresa (encomienda, participantes), la entidad (ficha, tutor, plataforma) y la plataforma (registros de actividad). Un expediente por grupo, con todo archivado en un mismo lugar y con los nombres de archivo homogéneos, ahorra la parte más pesada de la respuesta.

Hay también un asunto de orden: cuando varios grupos comparten curso y plataforma, el requerimiento de uno puede traer consigo la revisión de otros. Tener todos los grupos al mismo nivel de documentación es más seguro que cuidar solo los que parecen de riesgo.

El expediente se prepara mientras el curso está en marcha

La preparación consiste en guardar en cada grupo, y en el momento en que se produce, lo que luego se va a pedir. Esta lista corta de comprobaciones sirve para cada grupo.

• Ficha de la acción, encomienda o adhesión y datos del tutor archivados antes del inicio del grupo.
• Acceso de consulta a la plataforma probado, con el curso y los contenidos coincidiendo con la ficha.
• Controles de aprendizaje definidos en el curso y contabilizables por participante.
• Retención de registros de actividad revisada para que cubra, como mínimo, la duración del grupo y su cierre.
• Resumen por participante con tiempo de conexión y controles realizados, generado al finalizar el grupo.
• Diplomas entregados y constancia de la entrega guardada.
• Todo el expediente conservado cuatro años.

Ninguna de estas comprobaciones exige un software concreto. Con una hoja de cálculo y disciplina se puede hacer. La diferencia aparece con el volumen: a partir de unos cuantos grupos simultáneos, el resumen por participante hecho a mano deja de ser fiable.

Hay una guía más extensa sobre los requisitos de la plataforma en el artículo sobre cómo preparar Moodle para formación bonificada, y su complemento aquí es el expediente documental del grupo.

FUNDAE Flow genera el dossier del grupo desde Moodle

FUNDAE Flow es el plugin de FormaFlow para Moodle pensado para este momento. Mide el tiempo real de conexión de cada alumno, calcula los controles realizados y genera el dossier en PDF para la inspección. Funciona en modo de solo lectura sobre los datos de Moodle y cuesta 750 € + IVA.

Conviene ser claro con sus límites. El plugin genera el resumen y el dossier a partir de lo que Moodle haya registrado: no crea retroactivamente actividad que no existió, no sustituye a la ficha, la encomienda ni los diplomas, y no garantiza el resultado de un requerimiento. Resuelve la parte que más tiempo consume, que es convertir los registros en un documento legible, y deja a la entidad la parte que solo ella puede aportar.

Preguntas frecuentes sobre los requerimientos de FUNDAE