Cómo preparar Moodle para la formación bonificada de FUNDAE

Una parte importante de los centros de formación utilizan Moodle para formación online bonificada por FUNDAE. Es una plataforma sólida, conocida por los tutores y con una comunidad enorme detrás. Sin embargo, Moodle no se diseñó pensando en la formación programada por las empresas, y cuando llega una actuación de seguimiento de FUNDAE o un requerimiento de documentación, la diferencia entre lo que la plataforma guarda y lo que el técnico pide se convierte en un problema práctico. Este artículo explica qué se comprueba exactamente, dónde se queda corto Moodle de serie y qué hemos construido en FormaFlow para cubrir esa distancia.

No existe la plataforma «homologada» para formación bonificada

Conviene empezar por deshacer una confusión muy extendida. Para la formación programada por las empresas (la que se financia con el crédito de formación y se descuenta en las cuotas de la Seguridad Social) no existe ningún trámite previo que homologue, acredite o inscriba una plataforma de teleformación. Ni FUNDAE ni el Servicio Público de Empleo Estatal evalúan la plataforma antes de que empiece un curso.

La confusión viene de que sí existe una acreditación de plataformas, pero pertenece a otro ámbito: la de los certificados de profesionalidad en modalidad de teleformación, regulada por otra norma, con su propio validador técnico y su propio servicio web. Un centro puede tener su plataforma acreditada para certificados y aun así tener problemas en una visita de FUNDAE, y al revés.

Lo que sí existe en la formación bonificada es el control a posteriori. El Real Decreto 694/2017 establece que la formación en teleformación debe impartirse a través de una plataforma que garantice el seguimiento continuo y en tiempo real de los participantes, la gestión de los contenidos, un proceso de aprendizaje sistematizado y la evaluación del proceso, con asistencia tutorial de al menos un tutor por cada ochenta participantes. Y desde el 1 de enero de 2026, con el Real Decreto 1189/2025, las actuaciones de seguimiento deben representar al menos el diez por ciento de los recursos de la iniciativa, y las bonificaciones indebidamente aplicadas se trasladan al Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Dicho de forma sencilla: nadie revisa la plataforma antes, pero cualquiera puede revisarla durante y después.

El técnico de seguimiento revisa la plataforma con el curso en marcha

En la comunicación de inicio de cada grupo en teleformación el centro debe facilitar la dirección de la plataforma y un usuario con su contraseña para los órganos de control. Con esas claves, el técnico de FUNDAE o del SEPE puede entrar mientras el curso está en marcha y comprobar una lista concreta de cosas.

La primera es el registro de actividad de cada participante. No basta con que exista el curso; hay que poder reconstruir, alumno a alumno, cuándo accedió, cuánto tiempo estuvo, qué contenidos vio y en qué orden.

La segunda son los controles de aprendizaje. Deben estar distribuidos a lo largo de la acción formativa, y un participante se considera finalizado, y por tanto bonificable, cuando ha realizado al menos el 75 % de ellos. Aquí hay que ser precisos: una sentencia del Juzgado Central de lo Contencioso-Administrativo de 2018 anuló la exigencia de un 75 % del tiempo de conexión por no estar recogida en ninguna norma, y la instrucción de seguimiento del SEPE de 2019 lo asume. Sobre el papel, el criterio son los controles. En la práctica, en las actuaciones de seguimiento los tiempos de conexión se siguen solicitando y se comparan con las horas del curso, porque un curso de sesenta horas con cuarenta minutos de actividad registrada no resulta creíble aunque los controles estén hechos. Una plataforma bien preparada tiene que poder acreditar las dos cosas.

La tercera es el sistema tutorial. Debe existir un tutor con formación o experiencia verificable en teleformación, con una ratio máxima de ochenta participantes, y su actividad tiene que quedar registrada en la plataforma: mensajes, respuestas en los foros, tiempos de respuesta.

La cuarta es el propio acceso de control: que las claves comunicadas funcionen, que permitan ver todo lo relativo al grupo y que no permitan modificar nada.

Y la quinta es la documentación complementaria: la guía didáctica, el cuestionario de evaluación de calidad, la constancia de entrega del diploma o certificado de asistencia, y la conservación de todo ello durante cuatro años, porque un requerimiento puede llegar mucho después de cerrado el grupo y concede diez días hábiles para contestar.

Moodle de serie no mide el tiempo de conexión

Moodle registra en su bitácora cada acción del usuario con su hora, pero no registra el fin de las sesiones. En una instalación estándar, el tiempo de conexión de un alumno no existe como dato: existe una secuencia de eventos, y cualquier cifra de horas que se obtenga de ahí es una estimación basada en la distancia entre clics. Hay complementos de la comunidad que hacen esa estimación de forma razonable, y en muchas visitas ha bastado, pero sigue siendo una estimación, y en un requerimiento la diferencia entre medir y estimar importa.

Tampoco existe de serie un cálculo del porcentaje de controles realizados por participante. Se puede obtener con informes configurables o con consultas directas a la base de datos, lo que en la práctica significa que alguien del centro lo prepara a mano antes de cada visita o de cada finalización de grupo.

No hay un rol de técnico de seguimiento preparado. Se construye a partir de un rol de profesor sin permiso de edición, retirando capacidades una a una, y con frecuencia el resultado ve más de lo que debería o menos de lo que necesita.

Y no hay una forma de obtener el expediente completo de un alumno o de un grupo en un solo documento. Cada informe se exporta por separado y se ensambla a mano.

A esto se suma un detalle de configuración que afecta a la custodia: muchos alojamientos configuran la purga automática de la bitácora de Moodle a los noventa días. Si eso ocurre, la evidencia de un grupo desaparece mucho antes de los cuatro años exigidos.

FUNDAE Flow deja el expediente listo para la inspección

Para cubrir esa distancia hemos desarrollado FUNDAE Flow (local_fundae), un complemento para Moodle cuya lista de funcionalidades sale directamente de la lista de comprobaciones anterior.

El tiempo de conexión se mide en lugar de estimarse. Un módulo en el navegador del alumno emite una señal cada minuto mientras hay actividad en el curso, y se detiene cuando la pestaña deja de estar visible o cuando no hay interacción durante el tiempo configurado por el centro. Cada sesión queda registrada con su inicio, su fin y su duración activa.

El porcentaje de controles se calcula de forma automática. El centro marca qué actividades del curso son controles de aprendizaje, y FUNDAE Flow lleva la cuenta por participante. Como la norma y la práctica no siempre coinciden, se ofrecen tres indicadores independientes, cada uno con su umbral y su interruptor: controles realizados, contenidos del itinerario recorridos y horas de conexión frente a las horas del curso. Los tres vienen al 75 % por defecto, y el centro decide cuáles aplica. A mitad de grupo, el tutor recibe un aviso con los alumnos que van por debajo del ritmo, que es cuando todavía se puede corregir.

El acceso de control está resuelto. FUNDAE Flow crea un rol de seguimiento de solo lectura, genera un usuario por entidad con credenciales cifradas, produce el texto con dirección, usuario y contraseña para pegar en la comunicación de inicio y registra cada acceso que hace el técnico. Al entrar, ese usuario no aterriza en la portada de Moodle sino directamente en el expediente del grupo: participantes y su estado, controles en una línea de tiempo, actividad tutorial y descarga del dossier.

El expediente se obtiene en un clic. Un documento PDF por alumno y otro por grupo, con fecha de generación y una huella SHA‑256 impresa y guardada, que permite demostrar que el documento presentado en un requerimiento es el mismo que se generó al cerrar el grupo. El diploma y el certificado de asistencia se generan con la misma maquinaria, y el alumno no puede descargar el diploma hasta haber contestado el cuestionario de evaluación de calidad.

Además, FUNDAE Flow comprueba la configuración de retención de la bitácora y avisa en la administración del sitio si está configurada una purga anterior a los cuatro años.

La carga en la aplicación de FUNDAE sigue siendo manual

Es importante ser claros con los límites. FUNDAE Flow no sube ficheros a la aplicación de FUNDAE ni firma comunicaciones: FUNDAE no dispone de una interfaz de programación, sino de una carga masiva de ficheros XML validados contra esquemas que se publican cada ejercicio, y la firma la realiza una persona con su certificado digital. La preparación de esos ficheros se resuelve en un módulo aparte de nuestro ERP, que lee los datos del plugin a través de los servicios web de Moodle, pero la subida y la firma siguen siendo un acto humano, como exige el procedimiento.

Tampoco calcula el crédito de formación de la empresa, que facilita FUNDAE, ni aplica la bonificación en los seguros sociales, que corresponde a la asesoría laboral. Y no cubre la formación presencial ni la firma biométrica de asistencia.

La plataforma tiene que estar lista antes de la comunicación de inicio

Antes de comunicar el inicio de un grupo en teleformación conviene comprobar estos puntos en la plataforma:

Si el centro ya ha recibido un requerimiento de FUNDAE, o quiere saber qué documentación se pide y en qué plazo, está explicado en cómo responder a un requerimiento de FUNDAE en formación bonificada online.

FUNDAE Flow se instala sobre el Moodle que ya usa el centro

FUNDAE Flow está disponible para Moodle 4.5 a 5.2. Se instala sobre la plataforma que el centro ya utiliza, sin modificar el tema ni los cursos existentes, y empieza a registrar desde el momento de su activación. Cuesta 750 € + IVA en pago único por campus virtual, con licencia perpetua, manual de instalación y soporte por correo electrónico durante 60 días.